Manajemen Layanan Sistem Informasi

1. Service Transition
A.     Konsep
a.      Pengertian Dan Tujuan Service Transition
Service transition adalah tahapan merealisasikan/mengimplementasikan hasil tahapan service design menjadi layanan baru atau modifikasi layanan sebelumnya.
Tujuan service transition : memastikan layanan baru/termodifikasi/retired services benar-benar memenuhi harapan bisnis seperti telah terdokumentasi dalam service strategy dan service design.
b.      Perubahan (Change) Dan Jenis-Jenis Perubahan
Perubahan (Change) mencakup penambahan, modifikasi, atau penghilangan apapun yang dapat mempengaruhi layanan TI.
Jenis-Jenis Perubahan :
1)      Standard change
2)      Emergency change
3)      Normal change
c.       Change Models : urutan langkah-langkah standar yang sudah ditetapkan dan disetujui sebelumnya (predefined steps) untuk menjalankan sebuah perubahan dengan jenis tertentu (yakni standard change).
d.      Request For Change (RFC) : sebuah dokumen/proposal resmi untuk mengajukan sebuah perubahan, didalamnya mencakup detail perubahan yang akan dibuat.
e.      Proposal Perubahan (Change Proposal) : dokumen yang berisi deskripsi umum rencana perubahan besar atau sistem baru, disertai dengan business case dan jadwal implementasinya.
f.        Change Advisory Board (CAB) : sebuah tim/kelompok/lembaga yang berwenang memberikan autorisasi terhadap sebuah perubahandn membantu change management dalam menilai dan melakukan prioritisasi perubahan yang akan dilakukan.
g.      Configuration Item (CI) : komponen-komponen atau sebuah aset layanan yang perlu untuk dikelola dalam rangka penyediaan sebuah layanan TI.
h.      Configuration Management System (CMS) :  sebuah software untuk mengakses dan menghubungkan data-data CI yang telah tersimpan di Configuration Management Databases (CMDBs).
i.        Service Knowledge Management System (SKMS) : sebuah tool (aplikasi) dan basis data sebagai tempat mengelola pengetahuan, informasi, dan data layanan TI.
j.        Configuration Baseline : standar konfigurasi sebuah aset TI yang telah disetujui secara formal. Perubahan terhadap configuration baseline ini harus melalui prosedur standar perubahan, misalnya melalui dokumen request for change (RFC).
k.      Snapshots : potret/catatan konfigurasi sebuah aset TI pada saat tertentu. Hasil sebuah evaluasi terhadap sebuah aset TI tertentu dan dibandingkan dengan configuration baseline.
l.        Definitive Media Library (DML) : adalah tempat atau lokasi dimana kita menyimpan semua software-software resmi/licensed beserta dokumen-dokumen resminya secara aman.
m.    Release ialah satu atau lebih perubahan pada satu layanan TI yang dibangun, diuji, dan diimplementasikan bersama-sama. Dapat juga mencakup aktivitas-aktivitas perubahan pada hardware, software dan komponen lainnya.
n.      Release Policy : sekumpulan aturan untuk melakukan deployment sebuah release ke lingkungan kerja sebenarnya, berisi pilhan-pilihan skenario yang dipilih menyesuaikan dengan analisis urgency dan dampaknya. Umumnya dirumuskan dan disetujui oleh change manager, termasuk didalamnya pengelompokkan paket-paket release.
B.      Proses
a.      Change Management : proses utama dalam service transition yang bertugas memastikan perubahan-perubahan TI telah tercatat, terevaluasi, terautorisasi, dan terimplementasi ke lingkungan kerja yang sebenarnya dengan penuh kontrol.
Aktivitas-aktivitas proses change management :
1)      Membuat dan mencatat RFC
2)      Me-review RFC
3)      Menilai dan mengevaluasi perubahan
4)      Autorisasi implementasi perubahan
5)      Update rencana perubahan
6)      Koordinasi implementasi perubahan (pembangunan) dan pengujian
7)      Autorisasi penerapan perubahan pada lingkungan kerja sebenarnya
8)      Koordinasi chage deployment
9)      Mereview dan menutup catatan perubahan.
b.      Service Asset And Configuration Management (SACM) : proses mencatat, mendokumentasi, dan mengupdate informasi tentang berbagai service assets yang terkait layanan-layanan TI yang dikelola penyedia layanan.
Cakupan SACM ialah manajemen siklus hidup lengkap setiap CI, yakni setiap CI dapat telusuri sejak dari tahapan pembelian hingga pembuangan.
Aktivitas – aktivitas SACM :
1)      Manajemen dan perencanaan
2)      Identifikasi konfigurasi
3)      Kontrol konfigurasi
4)      Akuntansi dan pelaporan status aset
5)      Verifikasi dan audit
c.       Release And Deployment Management : proses merencanakan, membuat time-table dan mengontrol pembangunan, pengujian dan pengimplementasian sistem/perubahan baru yang dibutuhkan oleh bisnis dengan tetap melindungi integritas layanan-layanan yang sudah ada sebelumnya.
Aktivitas-aktivitas and Deployment Management :
1)      Perencanaan
2)      Pembangunan dan pengujian paket release
3)      Deployment
4)      Early life support
5)      Review dan menutup akses.
d.      Knowledge Management : yakni proses mengumpulkan, mendokumentasikan, menganalisis, membagi, menggunakan, dan mengupdate pengetahuan yang dibutuhkan dan diperoleh selama mengelola layanan Tidisemua tahapan siklus layanan TI.
Aktivitas – aktivitas knowledge management :
1)      Strategi manajemen pengetahuan
2)      Transfer pengetahuan
3)      Pengelolaan data, informasi dan pengetahuan
4)      Pengelolaan SKMS
e.      Transition Planning And Support : kegiatan perencanaan dan dukungan untuk suatu transisi dari sistem/layanan lama ke sistem/layanan baru. Kegiatan transisi layanan sering dilakukan sebagai proyek, atau merupakan bagian dari proyek-proyek lain sehingga membtuhkan koordinasi terhadap semua aktivitas-aktivitas yang ada.

2. SERVICE OPERATION
Pengertian, tujuan dan peran penting tahapan Service Operation
Service operation ialah tahapan operasional layanan TI sehari – hari, termasuk melakukan aktivitas dukungan terhadap layanan TI untuk memastikan value layanan benar –benar dirasakan dan sesuai dengan harapan serta kebutuhan pengguna yang dilakukan secara berkala.
Service operation bertujuan untuk :
1)      Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan layanan TI kepada pengguna dan pelanggan, serta mengelola layanan memenuhi tingkat layanan yang telah disepakati.
2)      Mengelola teknologi yang digunakan untuk menghasilkan dan mendukung layanan TI. Seperti bagaimana memahami dan mengelola komponen-komponen teknologi seperti server, mainframe, jaringan komputer, komunikasi, basis data, media penyimpanan, sistem desktop dan aplikasi software.
Peran penting dari tahapan service operation ialah adanya suatu hal yang menjalankan suatu proses supaya bisnis berjalan dengan lancar (terukur atau hanya biasa saja) dan menyeimbangkan konflik antar aspek (keseimbangan dari semua aspek ; Bisnis & TI, Cost & Quality).


3. CONTINUAL SERVICE IMPROVEMENT

PENGERTIAN CONTINUAL SERVICE IMPROVEMENT
Memahami makna CSI kadangkala dirasakan tidak mudah, karena pada beberapa literatur
memberikan makna yang berbeda dan sampai saat ini tidak ada definisi yang baku. Menurut AS/NZS ISO 14001:2004, CSI adalah proses yang berulang
untuk meningkatkan di lingkungan sistem manajemen untuk mencapai perbaikan di lingkungan kinerja secara keseluruhan dan konsisten dengan
menerapkan kebijakan dilingkungan organisasi (AS/NZS ISO 14001:2004, 2004).
Juergensen berpendapat bahwa CSI merupakan sebuah filosopi bahwa deming digambarkan hanya terdiri dari inisiatif peningkatan yang meningkatkan keberhasilkan dan berkurangnya kegagalan (Juergensen, 2000).


Tujuan Continual Service Improvement
Mereview, menganalisis, memprioritaskan dan membuat rekomendasi mengenai peluang perbaikan diri setiap tahap siklus hidup:
service strategy, service design, service transition
dan service operation serta CSI itu sendiri

4. Financial Management

Pengertian Manajemen Keuangan
Manajemen Keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan, penganggaran, pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.
Penjelasan Singka tMasing-MasingFungsi Manajemen Keuangan :
Perencanaan Keuangan
Membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan sertakegiatan-kegiata lainnya untuk periode tertentu.
Penganggaran Keuangan
Tindak lanjut dari perencanaan keuangan dengan membuat detail pengeluaran dan pemasukan.
Pengelolaan Keuangan
Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara.
Pencarian Keuangan
Mencari dan mengeksploitasisumber dana yang ada untuk operasional kegiatan perusahaan.
Penyimpanan Keuangan
Mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut dengan aman.
Pengendalian Keuangan
Melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan pada paerusahaan.
Pemeriksaan Keuangan
Melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi penyimpangan.
Tugas Pokok Manejemen Keuagan
Tugas-tugas dasar yang diemban oleh seorang menejer keuangan secara umum adalah :
1. Mendapatkan Dana Perusahaan
2. Menggunakan Dana Perusahaan
3. Membagi Keuntugan / Laba Perusahaan

Tujuan Manajemen Keuangan
Tujuan dengan adanya manajer keuangan untuk mengeloka dana perusahaan pada suatu perusahaan secara umum adalah untuk memaksimalisasi nilai perusahaan. Dengan demikian apabila suatu saat perusahaan dijual maka harganya dapat ditetapkan setinggi mungkin.

Cakupan Service Strategy
• layanan apa harus ditawarkan
• kepada siapa layanan harus ditawarkan kepada
• bagaimana memasarkan layanan
• Faktor kompetisi dalam penyediaan layanan, apa yang membedakan layanan kita dari yang lain?
• Bagaimana penciptaan nilaidipersepsikan stakeholder
• Bagaimana customer memilih sebuah service dar isekian banyak service  yang tersedia di “pasaran‟
•Bagaimana penciptaan nilaiterjadi
•Bagaimana business case dibuat, sebagai dasar investasi service management
• Bagaimana sumber daya dialokasikan
• Bagaimana kinerja dari layanan akan diukur
Service Management as a Strategic Asset
• penggunaan ITIL untuk mentransformasikan kemampuan Service Management sebagai aset strategis
• Caranya dengan menggunakan Service Management sebagai dasar kompetensi inti, sehingga menghasilkan keunggulan jangkapanjang dan kinerja yang khas (sesuai dengan kebutuhan strategi).
• Jadi Service Management disesuaikan dengan core competence perusahaan!

5. DEMAND MANAGEMENT

Demand Management adalah metodologi perencanaan yang digunakan untuk meramalkan, merencanakan dan mengelola permintaan akan produk dan layanan. Ini bisa di tingkat makro seperti di bidang ekonomi dan di tingkat mikro dalam organisasi individu. Misalnya, pada tingkat makro, pemerintah dapat memengaruhi suku bunga untuk mengatur permintaan keuangan. Di tingkat mikro, penyedia layanan seluler dapat menyediakan penggunaan malam dan akhir pekan gratis untuk mengurangi permintaan selama jam sibuk.

Demand Management memiliki serangkaian proses, kemampuan, dan perilaku yang direkomendasikan untuk perusahaan yang memproduksi barang dan jasa. Perusahaan barang dan elektronik konsumen sering kali memimpin penerapan praktik manajemen permintaan pada rantai permintaan mereka; hasil manajemen permintaan adalah refleksi dari kebijakan dan program untuk mempengaruhi permintaan serta persaingan dan opsi yang tersedia untuk pengguna dan konsumen. Manajemen permintaan yang efektif mengikuti konsep "loop tertutup" di mana umpan balik dari hasil rencana permintaan dimasukkan kembali ke dalam proses perencanaan untuk meningkatkan prediktabilitas hasil. Banyak praktik mencerminkan elemen dinamika sistem. Volatilitas diakui sebagai masalah yang signifikan sebagai fokus pada varian permintaan terhadap rencana dan perkiraan.

Materi ini mencakup masalah yang berkaitan dengan bagaimana perusahaan mengintegrasikan informasi dari dan tentang konsumen, internal dan eksternal perusahaan, kedalam sistem perencanaan dan pengendalian manufaktur. Manajemen permintaan termasuk aktivitas yang berkisar dari menentukan atau memperkirakan permintaan dari konsumen,  dengan mengkonversi pesanan-pesanan spesifik konsumen ke tanggal pengiriman yang dijanjikan, untuk membantu menyeimbangkan permintaan dengan persediaan. Jadi, manajemen permintaan digunakan untuk menggambarkan kegiatan peramalan permintaan, perencanaan, dan pemenuhan pesanan.

Demand Management in MPC system
Manajemen Permintaan adalah modul gerbang dalam sistem MPC, menyediakan link ke pasar, SOP dan MPS. Komunikasi antara DM dan pasar adalah komunikasi dua arah antara pengumpulan informasi dari pelanggan & menginformasikan status pesanan pelanggan.

Informasi yang diberikan kepada SOP digunakan untuk mengembangkan penjualan dan rencana operasi meliputi satu tahun atau lebih dalam durasi pada tingkat tinggi agregasi. Urutan kedua penjualan dan perkiraan informasi diberikan kepada sistem MPS. Hal ini dalam sistem MPS yang jangka pendek, rencana produk manufaktur yang spesifik dikembangkan & dikendalikan sebagai permintaan aktual menjadi tersedia dan informasi tersedia untuk memberikan janji pengiriman dan status pesanan kepada pelanggan.


Perencanaan dan Pengendalian
Bagian perencanaan dari perencanaan manufaktur dan kontrol melibatkan penentuan kapasitas yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan masa depan yang sebenarnya. Bagian kontrol menentukan bagaimana kapasitas akan dikonversi menjadi produk sebagai pesanan masuk. Perusahaan mengeksekusi rencana sebagai informasi permintaan aktual yang telah tersedia. Fungsi kontrol menentukan bagaimana perusahaan akan memodifikasi titik terang kesalahan perkiraan dari rencana dan perubahan dalam asumsi lainnya.

Forecast dan Rencana
Perbedaan antara pola permintaan dan respon oleh perusahaan menunjukkan perbedaan penting antara proyeksi dan rencana. Dalam manajemen permintaan, perkiraan jumlah & waktu permintaan pelanggan dikembangkan. Ini adalah perkiraan apa yang mungkin terjadi di pasar. Manufaktur rencana yang menentukan bagaimana perusahaan akan merespon didasarkan pada ramalan-ramalan tersebut.


Demand Management and the MPC Environment
Aktivitas manajemen permintaan harus sesuai dengan strategi perusahaan, capabilitas dari manufaktur, dan kebutuhan konsumen. kunci untuk klasifikasi ini adalah konsep customer order decoupling point atau, yang biasa disebut the order penetration point. customer order decoupling point dapat dilihat sebagai poin dimana permintaan berubah dari independen menjadi dependen. Ini poin dimana perusahaan menjadi bertanggung jawab dalam menentukan waktu dan kuantitas material yang dibeli, dibuat, atau diselesaikan. Perbedaan lokasi customer order decoupling point menimbulkan perbedaan kategori lingkungan manufaktur.

Make-to-stock (MTS) Environment
Di dalam MTS environment, kunci fokus aktivitas manajemen permintaan adalah pada pemeliharaan persediaan barang jadi. Di lingkungan ini, ketika konsumen membeli langsung dari persediaan yang tersedia, pelayanan pelanggan ditentukan dengan apakah jumlah mereka di dalam stok atau tidak.
Aspek kunci dari manajemen persediaan barang jadi adalah penentuan kapan, berapa banyak, dan bagaimana mengisi kembali stok di lokasi spesifik. Ini adalah perhatian distribusi fisik di dalam manajemen permintaan. Beberapa perusahaan MTS mempekerjakan perencana gudang, pusat distribusi, gudang lokal, dan bahkan vendor-managed inventory didalam lokasi konsumen mereka. Manajemen dari rantai pasokan memerlukan informasi dalam status persediaan di dalam berbagai lokasi, hubungan dengan penyedia transportasi, dan mengestimasikan permintaan konsumen berdasarkan lokasi dan jumlah.
Banyak perusahaan MTS berinvestasi dalam program lean manufacturing dalam permintaan untuk menggeser trade-off, dll untuk mencapai level layanan yang lebih tinggi untuk pemberian investasi persediaan. Tanpa memperhatikan bagaimana trade-off keluar, fokus manajemen permintaan di dalam lingkungan MTS adalah dalam menyediakan barang jadi dimana dan kapan konsumen menginginkannya.
Contohnya yaitu perusahaan mie instan seperti Indomie. Perusahaan ini terus menerus melakukan proses produksi agar tetap memiliki persediaan kapanpun dan dimanapun konsumen membutuhkannya. Produksi dilakukan secara masal dalam jumlah yang besar. Kemudian produk-produk mie instan tersebut didistribusikan ke seluruh lokasi sehingga ketika konsumen menginginkannya, mereka akan mendapatkan produk tersebut dengan mudah.



Assemble-to-order (ATO) Environment
Dalam lingkungan assemble-to-order, tugas utama manajemen permintaan adalah untuk menetapkan pesanan konsumen di dalam komponen alternatif dan pilihan. Itu penting untuk  memastikan bahwa mereka dapat dikombinasikan kedalam produk yang dapat terus berjalan di dalam proses yang dikenal sebagai configuration management. satu dari kapabilitas yang diperlukan untuk sukses dalam lingkungan ATO adalah rekayasa desain yang dapat fleksibel di dalam mengkombinasikan komponen, pilihan, dan modul kedalam barang jadi yang memungkinkan.
Contoh industri yang menerapkan sistem produksi ini adalah industri komputer, misalnya toko-toko ritel di Hi-Tech Mall. Mereka memiliki persediaan bahan baku untuk merakit sebuah komputer. Akan tetapi, perakitan dari komponen-komponen komputer tersebut baru akan dilakukan apabila ada permintaan dan perakitan tersebut disesuaikan dengan permintaan dan kebutuhan konsumen.

Make (Engineer)-to-order (MTO) Environment
Di dalam lingkungan make-to-order dan engineer-to-order, ada sumber daya lain yang diperlukan untuk diambil kedalam akun yaitu engineering (keahlian teknik). Perpindahan customer order decoupling point ke bahan mentah atau bahkan pemasok menaruh informasi permintaan independen lebih lanjut ke dalam perusahaan dan menurunkan cakupan informasi permintaan dependen. Oleh karena itu, yang diperlukan untuk mendapatkan spesifikasi produk dari konsumen dan mengartikannya kedalam istilah manufaktur di dalam perusahaan. Ini berarti bahwa tugas manajemen permintaan di dalam lingkungan ini adalah untuk mengkoordikasikan informasi dalam produk yang dibutuhkan konsumen dengan keahlian teknik.
Kebutuhan untuk sumber daya keahlian teknik di dalam kasus engineer-to-order sedikit berbeda dengan di dalam kasus make-to-order. Di dalam lingkungan make-to-order, keahlian teknik menentukan material apa yang akan diperlukan, langkah apa yang akan diperlukan di dalam manufaktur, dan biaya yang dilibatkan. Material dapat datang dari persediaan perusahaan atau dibeli dari pemasok. Di dalam lingkungan engineering-to-order, kebanyakan informasi yang sama ini diperlukan dari konsumen, meskipun kebanyakan detail desain mungkin ditinggalkan untuk teknisi dari pada konsumen. karena kebutuhansumber daya keahlian teknis di dalam lingkungan ini, tugas peramalan manajemen permintaan sekarang termasuk menentukan berapa banyak kapasitas keahlian teknis yang akan diperlukan untuk memenuhi kebutuhan konsumen di masa depan.

Contoh jenis ini misalnya pada industri pakaian jadi yang bersifat ‘adi busana’, yang hannya membuat satu item untuk satiap jenis rancangannya. Perusahaan tidak manyimpan bahan baku yang dibutuhkan sabelum mendapatkan spesifikasi pesanan dari konsumen. Bahan baku dan proses produksi baru dilakukan hanya bila ada pesanan. Dengan demikian, biasanya biaya produksi yang dikeluarkan juga sangat mahal.

Share on Google Plus

About Danu Widi Anggono

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.